A gestão de uma empresa envolve diferentes informações que precisam circular diariamente entre vendas, estoque, compras, financeiro, faturamento e demais áreas da operação. Quando esses setores utilizam planilhas independentes, sistemas diferentes ou controles manuais, a empresa pode enfrentar dificuldades para manter os registros atualizados e coerentes.
Um pedido pode ser registrado pelo setor comercial, enquanto o estoque precisa consultar outra ferramenta para verificar a disponibilidade dos produtos. Depois, o financeiro pode precisar lançar manualmente os valores relacionados à venda e o faturamento pode novamente preencher informações que já foram informadas em etapas anteriores.
Esse cenário aumenta a quantidade de tarefas repetitivas e dificulta a consulta das informações. Por isso, a utilização de um ERP completo pode ajudar a reunir diferentes processos empresariais em um ambiente integrado.
Quando o sistema funciona na nuvem, o acesso às informações pode ocorrer por meio da internet, respeitando usuários, permissões e as características disponibilizadas pela solução. Dessa forma, a empresa não precisa necessariamente manter cada processo em uma ferramenta independente.
Entretanto, escolher um sistema de gestão não significa apenas procurar a solução que apresenta a maior quantidade de módulos. É necessário entender como esses recursos funcionam, quais informações são compartilhadas e de que maneira a ferramenta se adapta aos processos reais da empresa.
Antes da contratação, algumas perguntas precisam ser respondidas. Como vendas e estoque se comunicam? As compras atualizam os produtos recebidos? As vendas geram informações para o financeiro? É possível acompanhar pedidos e movimentações? Quais relatórios podem ser utilizados? Como são controlados os usuários? Existem rotinas de segurança e backup?
Ao longo deste conteúdo, serão apresentados os principais pontos para compreender como funciona um sistema integrado na nuvem, quais recursos precisam ser avaliados e como identificar se a solução atende às necessidades da empresa.
O que é um ERP Completo na Nuvem?
Um ERP completo na nuvem é uma solução de gestão utilizada para reunir informações e processos de diferentes áreas da empresa em um ambiente integrado e acessível pela internet.
A proposta é permitir que os registros realizados em uma área possam ser aproveitados em outras etapas relacionadas à operação, diminuindo a necessidade de repetir cadastros e lançamentos.
O que significa ERP
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning. Na prática, o termo é utilizado para sistemas destinados à gestão integrada dos recursos e processos empresariais.
Esse tipo de solução pode centralizar cadastros, pedidos, vendas, compras, movimentações de produtos, contas financeiras, faturamento e informações gerenciais.
Imagine uma empresa que recebe um pedido de determinado cliente. Antes da utilização de um sistema integrado, o vendedor pode registrar a negociação em uma planilha. Em seguida, outro profissional precisa verificar manualmente se o produto está disponível.
Depois da venda, o estoque precisa ser atualizado, o financeiro precisa registrar o valor a receber e o faturamento precisa preparar os documentos relacionados à operação.
Quando cada etapa acontece em uma ferramenta diferente, uma mesma informação pode ser digitada várias vezes.
A função de um sistema integrado é estabelecer uma ligação entre esses processos.
O que caracteriza um ERP completo
Um sistema não deve ser considerado completo apenas porque apresenta uma grande quantidade de telas ou funcionalidades.
A integração é um dos critérios mais importantes.
Vendas, estoque, compras, financeiro e faturamento precisam compartilhar informações de maneira coerente.
Por exemplo, o cadastro de um produto pode ser utilizado na venda, nas compras, no estoque e no faturamento. Não faz sentido manter cadastros independentes do mesmo item em cada setor quando o objetivo é centralizar as informações.
O mesmo acontece com os clientes. Os dados utilizados no pedido podem servir posteriormente para outras etapas relacionadas àquela operação.
Quanto maior a necessidade de digitar novamente informações já cadastradas, menor tende a ser o nível de integração dos processos.
O que significa estar na nuvem
Uma solução em nuvem utiliza infraestrutura disponibilizada por meio da internet.
O usuário normalmente acessa a plataforma utilizando as credenciais fornecidas e respeitando as permissões definidas para seu perfil.
Isso pode facilitar o acesso a partir de diferentes locais e equipamentos compatíveis, desde que exista conexão adequada e que a solução ofereça suporte ao dispositivo utilizado.
O acesso pela internet, porém, não significa que todas as pessoas terão acesso a todas as informações.
A empresa pode criar usuários e definir quais funcionalidades cada pessoa poderá utilizar.
ERP na nuvem x sistema instalado localmente
Uma solução instalada localmente pode depender de computadores, servidores e configurações mantidas dentro da própria estrutura da empresa.
Já o sistema em nuvem utiliza uma infraestrutura remota.
Essa diferença pode influenciar atualizações, manutenção, acesso remoto e forma de armazenamento dos dados.
Não existe uma escolha que possa ser considerada ideal para todas as empresas. A decisão precisa considerar a realidade da organização, sua infraestrutura, necessidade de mobilidade, conexão disponível e características oferecidas pelo fornecedor.
Centralização das informações
A centralização busca fazer com que diferentes setores trabalhem utilizando a mesma base de informações.
Quando um cliente é cadastrado, o registro pode ser utilizado pelo comercial e pelo faturamento. Quando um produto é cadastrado, seus dados podem participar das vendas, compras e movimentações de estoque.
Isso também facilita a geração de consultas e relatórios.
Em vez de reunir manualmente informações extraídas de várias ferramentas, a empresa pode utilizar os registros realizados durante sua própria rotina operacional.
Como funciona um ERP Completo na Nuvem na prática?
O funcionamento de um ERP completo pode ser compreendido observando o caminho percorrido pela informação desde o primeiro cadastro até os relatórios utilizados pela gestão.
Um dos objetivos da integração é fazer com que cada etapa aproveite os registros realizados anteriormente.
Cadastro de clientes e produtos
Os cadastros são a base de diferentes processos.
No cadastro do cliente podem existir informações de identificação, contato, endereço, condições comerciais e outros dados necessários para a operação.
Já o cadastro dos produtos pode reunir código, descrição, unidade, preços e informações utilizadas por vendas, estoque, compras ou faturamento.
Manter uma base organizada reduz problemas provocados por cadastros duplicados.
Se diferentes funcionários criam o mesmo produto utilizando códigos ou descrições diferentes, por exemplo, o controle do saldo pode ficar fragmentado.
Registro de pedidos e vendas
O processo comercial pode começar em um orçamento ou diretamente em um pedido.
Durante essa etapa são selecionados cliente, produtos, quantidades, preços e condições negociadas.
Quando a solução é integrada, esses registros podem continuar sendo utilizados nas próximas etapas.
O faturamento não precisa reconstruir completamente o pedido e o financeiro não precisa consultar controles separados para descobrir quanto o cliente deverá pagar.
Movimentação do estoque
A venda de uma mercadoria está diretamente relacionada à quantidade disponível no estoque.
Por isso, o sistema deve possuir regras claras para determinar quando uma operação modifica o saldo.
A empresa precisa compreender se a movimentação ocorre durante o pedido, faturamento, finalização da venda ou em outro momento configurado.
Também é necessário verificar como cancelamentos, devoluções e ajustes afetam os produtos.
Cada movimentação precisa permanecer registrada para que seja possível consultar posteriormente a origem das alterações.
Geração das informações financeiras
Uma venda pode gerar valores a receber.
Se o cliente comprou utilizando uma condição parcelada, o sistema pode utilizar essas informações para criar os respectivos vencimentos.
Assim, a equipe financeira consegue acompanhar aquilo que foi gerado pela operação comercial.
Essa integração reduz a necessidade de utilizar uma planilha para descobrir quais vendas ainda precisam ser lançadas no financeiro.
Faturamento da venda
Os dados registrados no pedido podem ser utilizados durante o faturamento.
Cliente, produtos, quantidades e valores já fazem parte da operação.
O reaproveitamento dessas informações reduz retrabalho e facilita a conferência entre o que foi vendido e aquilo que está sendo faturado.
Emissão dos documentos fiscais
A empresa também deve verificar quais documentos fiscais são disponibilizados pela solução.
As necessidades podem variar de acordo com a atividade realizada, localização, regime aplicável e tipo de operação.
Os cadastros utilizados na emissão precisam permanecer organizados para reduzir erros durante o processo.
Questões fiscais devem ser configuradas conforme a realidade da empresa e seguindo as orientações dos profissionais responsáveis pela área contábil e tributária.
Atualização dos relatórios
Os dados gerados durante a operação também podem alimentar relatórios.
Uma venda pode aparecer em consultas comerciais. A movimentação de determinado produto pode ser localizada no histórico do estoque. Os valores gerados podem participar dos controles financeiros.
Um fluxo integrado pode seguir a seguinte lógica:
Pedido recebido → venda registrada → produto movimentado → faturamento realizado → informação financeira gerada → registros disponíveis para consulta.
A integração não significa eliminar todas as conferências realizadas pelas pessoas.
O objetivo é evitar que cada etapa precise começar novamente a partir de informações que já foram cadastradas.
Quais recursos de vendas e gestão comercial avaliar?
Ao procurar um ERP completo, os recursos relacionados às vendas merecem atenção porque grande parte das informações utilizadas posteriormente em estoque, financeiro e faturamento pode começar no setor comercial.
O ideal é avaliar todo o fluxo, desde o primeiro cadastro até o acompanhamento do pedido.
Cadastro de clientes
A ferramenta precisa permitir uma organização adequada das informações dos clientes.
Também é importante verificar como funcionam pesquisas, atualizações e consultas ao histórico.
Cadastros duplicados podem dificultar relatórios e fazer com que vendas do mesmo cliente fiquem separadas entre diferentes registros.
Por isso, a padronização das informações é importante.
Orçamentos
O orçamento permite registrar uma proposta antes da confirmação da venda.
É interessante verificar se produtos, quantidades, preços, descontos e condições podem ser organizados nessa etapa.
Outra questão importante é saber se um orçamento aprovado pode ser transformado em pedido sem a necessidade de digitar todas as informações novamente.
Pedidos de venda
O pedido precisa representar aquilo que foi negociado.
A empresa deve conseguir consultar produtos, quantidades, valores e situação da operação.
Dependendo da rotina, também pode ser necessário acompanhar pedidos pendentes, liberados, parcialmente atendidos, faturados ou cancelados.
O sistema precisa apresentar situações compatíveis com a forma como a empresa trabalha.
Controle de preços
Uma gestão comercial organizada exige que a equipe consiga consultar corretamente os preços utilizados.
O sistema pode centralizar essas informações no cadastro dos produtos ou em estruturas específicas de preços.
Isso diminui a dependência de arquivos externos durante o atendimento.
Tabelas de preços
Algumas empresas trabalham com diferentes valores conforme cliente, região, canal de venda ou condição comercial.
Nesse caso, é necessário analisar como as tabelas são configuradas e aplicadas.
Também deve ser observado como o vendedor identifica qual tabela está sendo utilizada na negociação.
Descontos
A aplicação de descontos precisa ser controlada.
Dependendo da política comercial, determinados usuários podem possuir limites diferentes de negociação.
É importante verificar se o sistema permite organizar essas regras ou criar permissões compatíveis com a necessidade da empresa.
Condições de pagamento
A condição de pagamento escolhida durante a venda interfere diretamente no financeiro.
Uma operação à vista e uma venda parcelada precisam gerar informações diferentes.
Quanto mais integrada estiver essa etapa, menor será a necessidade de o financeiro interpretar manualmente cada pedido realizado.
Histórico de vendas
Consultar o histórico ajuda a entender operações realizadas anteriormente.
O responsável pode precisar identificar quais produtos determinado cliente comprou, quando ocorreu a venda ou quais valores foram utilizados.
Ter essas informações dentro do sistema facilita o atendimento e reduz a procura em arquivos independentes.
Acompanhamento dos pedidos
Registrar o pedido é apenas uma parte do processo.
A empresa precisa acompanhar aquilo que ainda está pendente.
Dependendo da operação, pode existir uma etapa de aprovação, separação, faturamento ou entrega.
Por isso, é importante avaliar como o sistema apresenta a situação atual de cada pedido.
Relatórios comerciais
Os relatórios permitem transformar os registros em informações utilizadas pela gestão.
Podem existir consultas de vendas por período, cliente, produto ou vendedor, de acordo com os recursos disponibilizados.
O mais importante é verificar se esses relatórios respondem às perguntas que a empresa precisa fazer regularmente.
Uma grande quantidade de relatórios não significa necessariamente que a solução atenderá à operação.
Durante a avaliação, vale solicitar exemplos relacionados à realidade da empresa.
Quais recursos de estoque e compras um ERP Completo deve oferecer?
Dentro de um ERP completo, estoque e compras precisam manter uma relação próxima. As vendas diminuem a disponibilidade dos produtos, enquanto os processos de aquisição ajudam a recompor as quantidades necessárias para continuar atendendo os clientes.
Por esse motivo, os recursos desses setores precisam ser avaliados conjuntamente.
Cadastro de produtos
O cadastro deve funcionar como referência para toda a empresa.
É importante manter código, descrição, unidade e demais informações de maneira padronizada.
Quando o mesmo produto é criado várias vezes, as movimentações podem acabar divididas entre diferentes registros.
Isso dificulta inventários, relatórios e consultas de saldo.
Saldo de estoque
O sistema precisa permitir consultar a quantidade registrada de cada mercadoria.
Também é importante verificar se existem diferenças entre saldo físico, disponível e reservado.
Imagine um produto que possui determinada quantidade em estoque, mas parte dela já está comprometida com pedidos.
Nesse caso, considerar todo o saldo como disponível pode fazer com que a empresa venda uma quantidade maior do que realmente pode atender.
Entradas e saídas
Cada movimentação precisa ter uma origem identificável.
Compras e devoluções podem gerar entradas, enquanto vendas podem gerar saídas.
Também podem existir transferências, ajustes e outras movimentações necessárias à operação.
Manter esse histórico organizado ajuda a investigar diferenças.
Transferências entre estoques
Empresas com diferentes depósitos ou unidades podem precisar movimentar produtos internamente.
O sistema deve registrar corretamente o local de origem e o destino da mercadoria.
Assim, o saldo total pode continuar consistente enquanto as quantidades de cada local são atualizadas.
Inventário
O inventário compara aquilo que está fisicamente armazenado com os registros existentes no sistema.
Diferenças podem acontecer por diversos motivos, como lançamentos incorretos, perdas, produtos danificados ou movimentações não registradas.
Realizar inventários ajuda a identificar essas situações.
O sistema deve facilitar a conferência e permitir que os ajustes necessários sejam registrados de forma organizada.
Estoque mínimo e máximo
Parâmetros de estoque podem ajudar a orientar as compras.
O estoque mínimo pode indicar quando determinado produto exige atenção para reposição.
Já o estoque máximo pode ser utilizado como referência para evitar quantidades excessivas, quando a empresa trabalha com esse tipo de controle.
Esses limites não devem ser definidos aleatoriamente.
É necessário considerar giro, prazo de entrega do fornecedor, demanda e características do produto.
Reservas de produtos
Quando um item já está comprometido com um pedido, a reserva pode ajudar a evitar que ele seja utilizado em outra negociação.
Por isso, é importante entender como o sistema diferencia mercadorias reservadas das efetivamente disponíveis.
Cotação com fornecedores
A compra pode começar com a comparação entre fornecedores.
Um recurso de cotação permite organizar propostas, preços, prazos e outras condições.
A escolha não precisa considerar apenas o menor valor.
Disponibilidade, condições de pagamento e prazo de entrega também podem fazer parte da análise.
Pedidos de compra
Depois de escolher o fornecedor, a empresa registra aquilo que pretende receber.
O pedido de compra cria uma referência para a conferência futura.
Produtos, quantidades e condições ficam disponíveis para comparação quando a mercadoria chega.
Recebimento de mercadorias
O recebimento é uma etapa importante porque interfere diretamente no saldo.
O responsável precisa conferir o que chegou antes de confirmar a entrada.
Se foram solicitadas determinadas quantidades, mas o fornecedor entregou valores diferentes, a divergência precisa ser identificada.
Histórico de movimentações
O histórico permite descobrir o que aconteceu com determinado produto.
Quando uma diferença é encontrada, é possível consultar entradas, saídas e ajustes realizados anteriormente.
Isso melhora a rastreabilidade interna.
| Recurso | O que permite controlar | Área relacionada |
|---|---|---|
| Saldo de estoque | Quantidade registrada | Estoque |
| Estoque mínimo | Necessidade de reposição | Compras |
| Pedido de compra | Produtos solicitados | Compras |
| Recebimento | Produtos efetivamente entregues | Estoque |
| Inventário | Diferenças entre físico e sistema | Estoque |
| Histórico | Entradas, saídas e ajustes | Gestão |
A integração entre estoque e compras ajuda a criar um ciclo mais organizado, no qual a empresa identifica a necessidade, realiza a aquisição, recebe a mercadoria e atualiza seus saldos dentro de um mesmo fluxo.
Quais recursos financeiros e fiscais precisam ser avaliados?
A parte financeira é outro ponto importante na avaliação de um ERP completo, pois vendas e compras normalmente geram consequências que precisam ser acompanhadas em contas a receber ou contas a pagar.
Da mesma maneira, o faturamento e a emissão de documentos fiscais precisam estar relacionados às operações realizadas.
Contas a pagar
O controle de contas a pagar ajuda a organizar os compromissos da empresa.
Podem existir valores relacionados a fornecedores, despesas e outras obrigações.
É importante conseguir visualizar vencimentos, valores e situação de cada lançamento.
Quando compras e financeiro estão integrados, informações registradas durante uma aquisição podem ser aproveitadas na criação das contas correspondentes.
Contas a receber
As contas a receber permitem acompanhar valores que os clientes ainda precisam pagar.
Uma venda parcelada pode gerar diferentes vencimentos.
Se essas informações forem obtidas diretamente da operação comercial, diminui a necessidade de o financeiro criar manualmente cada parcela.
Controle de vencimentos
A empresa precisa saber quais compromissos estão próximos do vencimento e quais valores deverão ser recebidos.
Consultas por período ajudam a organizar a rotina financeira.
Também facilitam a identificação de contas atrasadas quando os registros permanecem atualizados.
Registro de pagamentos e recebimentos
Depois que uma conta é quitada, sua situação precisa ser alterada.
O mesmo acontece quando o cliente realiza um pagamento.
Manter essas baixas atualizadas é fundamental para que os relatórios não apresentem como pendentes valores que já foram finalizados.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa organiza entradas e saídas financeiras em determinado período.
Dependendo das funcionalidades do sistema, pode ser possível acompanhar valores realizados e previstos.
Essas informações auxiliam a empresa a visualizar sua movimentação financeira.
Conciliação das movimentações
Os registros existentes no sistema precisam ser comparados com aquilo que efetivamente ocorreu.
A conciliação ajuda a identificar diferenças e movimentações que exigem conferência.
É importante verificar quais recursos o sistema oferece para auxiliar nessa atividade.
Formas e condições de pagamento
A forma escolhida durante a venda precisa chegar corretamente ao financeiro.
Parcelas, vencimentos e valores precisam respeitar aquilo que foi negociado.
Essa é uma das situações em que a integração entre setores se torna especialmente importante.
Relatórios financeiros
Relatórios podem apresentar contas pagas, recebidas, pendentes ou vencidas.
Também podem existir consultas por períodos e demais filtros disponibilizados.
Antes da contratação, vale verificar se os relatórios fornecem as informações necessárias para a rotina financeira.
Emissão de documentos fiscais
A empresa também precisa analisar quais documentos fiscais podem ser emitidos.
As necessidades variam conforme o tipo de operação realizada.
É importante verificar o funcionamento dos cadastros fiscais, parametrizações e processos de emissão.
Como regras fiscais e tributárias dependem das características de cada negócio, a configuração deve considerar a legislação aplicável e as orientações do contador ou profissional responsável.
Integração entre venda, faturamento e financeiro
Uma venda registrada deve seguir um caminho coerente.
As informações comerciais podem alimentar o faturamento e gerar os valores correspondentes no financeiro.
Quando esses setores estão separados, o risco de uma operação aparecer em uma área e ser esquecida em outra aumenta.
O objetivo da integração é manter os registros relacionados ao mesmo processo.
Como avaliar a integração entre os setores do ERP?
Ao avaliar um ERP completo, não basta perguntar se existem módulos de vendas, estoque, compras e financeiro. É necessário descobrir o que acontece com as informações quando elas passam de uma área para outra.
A integração precisa ser analisada por meio dos processos completos.
Vendas e estoque
Uma venda interfere na disponibilidade das mercadorias.
Por isso, o responsável precisa entender em qual momento o saldo será atualizado.
Também deve verificar como cancelamentos e devoluções afetam a movimentação.
Se uma venda é cancelada, por exemplo, o estoque precisa permanecer coerente com aquilo que realmente aconteceu.
Compras e estoque
Quando as mercadorias compradas chegam, a entrada precisa ser registrada.
O sistema pode utilizar o pedido de compra como referência para conferir o recebimento.
Assim, o responsável consegue verificar se produtos e quantidades recebidos correspondem àquilo que havia sido solicitado.
Vendas e financeiro
Uma venda com pagamento futuro precisa gerar informações financeiras compatíveis com as condições negociadas.
Se o cliente pagar em diferentes vencimentos, esses valores precisam aparecer corretamente no controle.
Essa conexão evita a necessidade de criar novamente os dados em outro setor.
Vendas e faturamento
O pedido já possui informações importantes.
Durante o faturamento, esses dados podem ser reaproveitados.
Isso facilita a conferência e diminui erros provocados por redigitação.
Estoque e faturamento
A movimentação das mercadorias precisa permanecer coerente com os documentos relacionados à saída.
A empresa deve entender quando cada movimentação acontece e quais situações podem alterar esse fluxo.
Financeiro e compras
Compras também podem gerar compromissos futuros.
Quando essas áreas estão integradas, informações do fornecedor e das condições da aquisição podem alimentar o controle financeiro.
Isso facilita a comparação entre aquilo que foi adquirido e os valores que ainda precisam ser pagos.
Integração entre filiais ou unidades
Empresas que possuem mais de uma unidade podem precisar controlar estoques, vendas e movimentações separadamente.
Ao mesmo tempo, gestores podem necessitar de informações consolidadas.
É importante verificar como o sistema organiza essa estrutura e quais dados podem ser consultados individualmente ou em conjunto.
Como testar a integração
Uma demonstração prática pode revelar muito mais do que uma lista de funcionalidades.
A empresa pode solicitar que o fornecedor apresente um fluxo semelhante ao utilizado no dia a dia.
Um exemplo seria:
Cadastro do cliente → orçamento → pedido → venda → movimentação do estoque → faturamento → financeiro → relatório.
Durante o processo, observe quantas vezes as mesmas informações precisam ser digitadas.
Depois, solicite exemplos de situações menos lineares, como cancelamento, alteração do pedido ou devolução.
Esses testes ajudam a descobrir se os módulos realmente trabalham juntos ou se apenas estão disponíveis dentro da mesma plataforma.
Quais integrações, automações e relatórios procurar no sistema?
Um ERP completo deve transformar os registros realizados durante a rotina em informações que possam ser utilizadas por outros processos e pela gestão.
Nesse contexto, integrações, automações e relatórios podem reduzir atividades repetitivas e facilitar consultas.
Integrações com outras soluções
Mesmo utilizando um sistema centralizado, a empresa pode depender de outras ferramentas.
Por isso, é importante listar as soluções que já fazem parte da operação e verificar se existe integração disponível.
Também é necessário entender quais dados podem ser compartilhados.
A simples existência de uma integração não significa que todas as informações circularão automaticamente entre as plataformas.
Automação de processos
Automação significa utilizar dados existentes para diminuir atividades repetitivas.
Uma venda pode gerar informações para o estoque e financeiro. Um recebimento de mercadoria pode atualizar os produtos. Um pedido pode fornecer os dados utilizados durante o faturamento.
O objetivo não é retirar todas as conferências humanas.
Determinadas etapas continuam exigindo validação dos responsáveis.
A automação deve reduzir principalmente a repetição desnecessária de atividades.
Painéis e indicadores
Painéis podem apresentar informações resumidas sobre a operação.
Antes de considerar esse recurso como um diferencial, é necessário observar se os indicadores realmente possuem utilidade para a empresa.
Gráficos visualmente completos podem não ajudar se não apresentarem os dados necessários para as decisões do negócio.
Relatórios de vendas
Os relatórios comerciais podem auxiliar no acompanhamento das operações realizadas.
Dependendo da solução, pode ser possível consultar vendas por período, cliente, produto ou outros critérios.
Relatórios de estoque
Relatórios de estoque ajudam a acompanhar saldos e movimentações.
Também podem ser utilizados para identificar produtos que precisam de atenção na reposição.
Relatórios financeiros
O financeiro pode utilizar relatórios para consultar valores pendentes, recebidos, pagos ou vencidos.
Quanto mais atualizados estiverem os registros, maior será a utilidade dessas consultas.
Relatórios de compras
A empresa pode utilizar o histórico de compras para consultar fornecedores, produtos adquiridos, pedidos anteriores e recebimentos.
Esses registros também podem auxiliar no planejamento de novas aquisições.
Filtros por período, produto ou cliente
Os filtros permitem transformar uma grande quantidade de registros em consultas mais específicas.
Durante a demonstração, vale testar situações reais.
Por exemplo, solicitar todas as vendas de determinado produto em um período ou verificar as movimentações de uma mercadoria específica.
Exportação das informações
Alguns processos podem exigir que as informações sejam utilizadas fora da plataforma.
Por isso, pode ser importante verificar se existem possibilidades de exportação e quais formatos são oferecidos.
A avaliação deve considerar não apenas a quantidade de relatórios disponíveis, mas também se as consultas conseguem responder às necessidades reais da gestão.
Segurança, acesso e infraestrutura: o que avaliar em um ERP na nuvem?
A utilização de um ERP completo na nuvem exige atenção às formas de acesso, proteção das informações e disponibilidade do ambiente.
Esses pontos precisam ser avaliados antes da implantação, principalmente porque diferentes setores podem utilizar o sistema ao longo de todo o dia.
Controle de usuários
Cada funcionário deve utilizar credenciais adequadas.
Contas individuais ajudam a organizar os acessos e podem facilitar a identificação das operações realizadas, caso a solução mantenha esse tipo de registro.
Compartilhar o mesmo usuário entre várias pessoas pode dificultar o controle interno.
Permissões de acesso
Nem todos os funcionários precisam acessar todas as informações.
O setor comercial pode precisar registrar pedidos, mas não necessariamente visualizar determinados dados financeiros.
A empresa deve verificar quais permissões podem ser configuradas e o nível de detalhamento dessas restrições.
Perfis por função
Para organizações com muitos usuários, perfis podem facilitar a administração.
Funcionários com responsabilidades semelhantes podem receber conjuntos de permissões compatíveis com suas funções.
Proteção das informações
A empresa deve perguntar ao fornecedor quais medidas são adotadas para proteger os dados e controlar acessos.
Também precisa estabelecer práticas internas adequadas.
Senhas seguras, usuários individuais e revisão periódica das permissões são exemplos de cuidados que fazem parte da utilização do sistema.
Rotinas de backup
É importante compreender como os dados são protegidos contra perda.
O fornecedor deve conseguir explicar como funcionam suas rotinas de backup e recuperação.
A empresa pode perguntar sobre periodicidade, retenção e procedimentos utilizados em situações que exigem restauração.
Disponibilidade do sistema
Uma indisponibilidade pode afetar vendas, faturamento, estoque e financeiro.
Por isso, a empresa deve entender como o fornecedor trata interrupções, atualizações e manutenções.
Negócios que dependem intensamente do sistema durante o atendimento precisam analisar esse fator com atenção.
Histórico de operações
Registros de alterações podem ajudar a identificar o que aconteceu em determinadas situações.
É importante verificar quais ações ficam armazenadas no histórico e por quanto tempo podem ser consultadas.
Atualizações
Soluções na nuvem podem centralizar o processo de atualização.
Entretanto, a empresa deve compreender como novas versões são disponibilizadas e como alterações importantes são comunicadas aos usuários.
Dependência de conexão com a internet
O acesso à nuvem normalmente exige conexão com a internet.
Empresas localizadas em regiões com instabilidade precisam considerar esse fator na escolha.
Quando a continuidade da operação é essencial, vale perguntar se existe alguma alternativa ou recurso específico para momentos sem conexão.
Acesso por diferentes dispositivos
Se funcionários precisam utilizar computadores, tablets ou outros equipamentos, a compatibilidade deve ser verificada.
Nem todas as funcionalidades necessariamente funcionam da mesma forma em todos os dispositivos.
Por isso, o ideal é realizar testes antes da implantação.
Como escolher um ERP Completo adequado para a empresa?
Escolher um ERP completo exige analisar primeiro os processos internos da própria empresa.
A decisão não deve ser baseada somente em preço ou quantidade de funcionalidades.
Uma solução pode possuir muitos recursos e ainda assim não se adaptar adequadamente à operação.
Mapear os processos atuais
O primeiro passo é documentar como cada atividade funciona atualmente.
Como uma venda começa? Em qual momento o estoque é consultado? Como uma compra é autorizada? Quem registra os recebimentos? Como ocorre o faturamento? De que maneira o financeiro acompanha os vencimentos?
Essas perguntas ajudam a montar o fluxo real da empresa.
Identificar os principais problemas
Depois de mapear os processos, é possível encontrar pontos que precisam ser melhorados.
Alguns exemplos são:
-
informações duplicadas;
-
diferenças de estoque;
-
excesso de controles em planilhas;
-
dificuldade para localizar dados;
-
lançamentos repetidos;
-
falta de integração;
-
demora para obter informações de outros setores.
O sistema deve ser analisado levando esses problemas em consideração.
Definir os recursos obrigatórios
É recomendável separar funcionalidades essenciais das complementares.
Se a empresa precisa obrigatoriamente integrar vendas, estoque, compras e financeiro, esses processos devem receber prioridade durante a análise.
Recursos menos importantes podem ser avaliados posteriormente.
Avaliar facilidade de uso
As pessoas utilizarão o sistema diariamente.
Por isso, a ferramenta precisa ser avaliada por quem conhece os processos.
Durante a apresentação, teste tarefas comuns.
Cadastre um cliente, pesquise um produto, crie um pedido, consulte o estoque e localize uma conta.
Esses testes ajudam a entender o nível de dificuldade da operação.
Conferir possibilidades de integração
Liste as soluções externas que fazem parte da rotina.
Pergunte quais podem ser integradas e como essa comunicação funciona.
Também verifique se existem cobranças adicionais ou requisitos técnicos para determinadas integrações.
Verificar segurança e permissões
Entenda como os usuários são criados e quais funções podem ser restringidas.
Também analise os procedimentos relacionados à segurança, backup, recuperação e disponibilidade.
Avaliar relatórios e indicadores
Solicite exemplos próximos daquilo que a empresa utiliza.
Verifique se existem filtros adequados e se é possível chegar às informações sem precisar exportar todos os dados para uma planilha.
Entender possibilidades de crescimento
A operação atual pode mudar.
A empresa pode aumentar o número de usuários, produtos, vendas ou unidades.
É importante descobrir se a plataforma consegue acompanhar esse crescimento e como eventuais mudanças afetam a contratação.
Solicitar uma demonstração
A demonstração deve reproduzir situações reais.
Peça para realizar uma operação completa, em vez de apenas navegar pelas telas.
Um bom teste pode acompanhar uma venda desde o cadastro inicial até a movimentação do estoque, faturamento e financeiro.
Também teste uma compra e seu recebimento.
Avaliar implantação e treinamento
A migração para uma nova ferramenta exige organização.
Cadastros podem precisar ser revisados e usuários precisam aprender novos procedimentos.
Por isso, é importante entender como funciona a implantação e quais recursos de treinamento ou orientação são oferecidos.
Observar a necessidade de controles paralelos
Durante a demonstração, analise se a empresa continuaria utilizando diversas planilhas para tarefas que deveriam fazer parte do sistema.
Alguns controles externos podem continuar sendo úteis.
Entretanto, quando processos fundamentais permanecem completamente separados, é necessário avaliar se a solução realmente está atendendo à proposta de integração.
Comparar o funcionamento, não apenas o valor
Preço é um critério importante, mas não deve ser analisado isoladamente.
Uma ferramenta com menor custo pode exigir várias atividades manuais.
Outra pode oferecer funcionalidades que nunca serão utilizadas.
A comparação deve considerar os processos que realmente fazem parte da empresa e os recursos incluídos em cada contratação.
Conclusão
A utilização de um ERP completo na nuvem pode contribuir para centralizar informações que anteriormente estavam distribuídas entre planilhas, controles manuais e diferentes sistemas.
Entretanto, a presença de vários módulos dentro da mesma plataforma não garante, por si só, uma gestão integrada.
O principal ponto é observar como as informações circulam entre vendas, estoque, compras, faturamento e financeiro.
Uma venda deve conseguir aproveitar dados dos cadastros e fornecer informações para os processos seguintes. Uma compra precisa estar relacionada ao recebimento das mercadorias. O estoque deve refletir as movimentações realizadas e o financeiro precisa receber registros coerentes com as operações comerciais.
Além da integração, a empresa deve avaliar relatórios, automações, permissões de acesso, segurança, backup, disponibilidade e capacidade de acompanhar mudanças futuras na operação.
A melhor forma de realizar essa análise é mapear os processos internos antes de comparar as soluções.
Quando a empresa conhece suas principais dificuldades, necessidades e etapas operacionais, consegue fazer perguntas mais específicas durante uma demonstração e identificar quais recursos realmente serão utilizados.
Também é importante realizar testes práticos. Acompanhar uma venda completa, consultar uma movimentação de estoque, receber uma compra e verificar a geração das informações financeiras ajuda a entender como o sistema funcionará no dia a dia.
Dessa forma, a escolha deixa de ser baseada apenas na quantidade de funcionalidades disponíveis e passa a considerar a capacidade da solução de organizar os processos, compartilhar informações entre os setores e oferecer uma visão mais centralizada da operação.
