À medida que uma empresa cresce, também aumenta a quantidade de informações que precisam ser registradas, conferidas e compartilhadas entre diferentes setores. Vendas geram movimentações no estoque, compras influenciam o financeiro, recebimentos modificam saldos e documentos fiscais dependem de dados cadastrados corretamente. Quando essas atividades são controladas separadamente, acompanhar a operação pode se tornar cada vez mais trabalhoso.
Planilhas, anotações, programas isolados e controles manuais podem atender determinadas rotinas durante algum tempo. Entretanto, quando o volume de pedidos, produtos, fornecedores, clientes e movimentações aumenta, a empresa pode começar a enfrentar retrabalho, divergências e dificuldades para localizar informações importantes.
Nesse cenário, um ERP Completo pode reunir diferentes processos em um mesmo ambiente, permitindo que os dados registrados durante a rotina sejam utilizados por vários setores. Uma venda, por exemplo, pode atualizar o estoque, alimentar registros financeiros e fornecer informações utilizadas no faturamento.
Porém, escolher um sistema empresarial não significa simplesmente procurar aquele que possui a maior quantidade de recursos. É necessário entender como a empresa trabalha, quais problemas precisam ser resolvidos, quais departamentos devem ser integrados e quais funcionalidades serão realmente utilizadas.
Também é importante avaliar questões como facilidade de uso, implantação, segurança, relatórios, possibilidade de crescimento, integrações e recursos específicos para o segmento.
Ao longo deste conteúdo, você entenderá como funciona um sistema integrado, quais áreas podem ser conectadas, quais sinais indicam a necessidade de substituir controles manuais e o que analisar antes de contratar uma solução para a empresa.
O que é um ERP Completo e como ele funciona?
Um ERP Completo é um sistema utilizado para centralizar processos e informações relacionadas à operação de uma empresa. Em vez de manter vendas, estoque, compras, financeiro e faturamento em controles separados, diferentes atividades podem compartilhar uma mesma base de informações.
A proposta é reduzir a fragmentação dos dados e facilitar o acompanhamento da rotina empresarial.
Centralização das informações
A centralização permite reunir cadastros e movimentações que antes poderiam estar distribuídos em diferentes planilhas, arquivos ou programas.
Clientes, fornecedores, produtos, preços, pedidos, movimentações de estoque e informações financeiras podem ser registrados dentro de uma estrutura organizada.
Isso facilita consultas porque o usuário não precisa procurar uma informação em diversos locais antes de encontrá-la.
Imagine uma empresa que mantenha o cadastro de produtos em uma planilha, vendas em outro programa e estoque em um arquivo separado. Sempre que ocorrer uma alteração de preço ou cadastro, poderá ser necessário modificar a informação em mais de um lugar.
Com a centralização, os setores trabalham sobre informações relacionadas entre si.
Integração entre os setores
A integração é uma das características mais importantes de um sistema de gestão.
Quando os processos estão conectados, uma informação registrada em determinada etapa pode ser aproveitada nas etapas seguintes.
Uma venda confirmada pode gerar a movimentação do estoque. Os dados da negociação podem alimentar o faturamento. As condições de pagamento podem ser utilizadas pelo financeiro para acompanhar os valores a receber.
Essa comunicação reduz a necessidade de digitar repetidamente os mesmos dados.
Também facilita a identificação de divergências. Caso uma venda tenha sido realizada, mas determinado produto não tenha saldo suficiente, o responsável pode identificar essa situação durante o processo.
Automatização de processos
Automatizar não significa eliminar todas as ações realizadas pelos usuários. O objetivo é diminuir tarefas repetitivas e permitir que determinados registros sejam gerados a partir de informações já existentes.
Ao cadastrar um pedido, por exemplo, dados do cliente podem ser preenchidos com base no cadastro já realizado. Produtos podem trazer informações relacionadas ao preço, unidade e demais configurações.
Depois da conclusão da operação, outras movimentações relacionadas podem ser geradas conforme as regras utilizadas pela empresa.
Isso reduz etapas manuais e ajuda a manter uma sequência padronizada de trabalho.
Atualização dos dados
Um sistema integrado também facilita a atualização das informações conforme as movimentações acontecem.
Quando uma mercadoria é recebida e sua entrada é registrada corretamente, o saldo de estoque pode ser atualizado. Quando o produto é vendido, ocorre uma nova movimentação.
Esse processo cria uma sequência de registros que ajuda a entender como determinado saldo foi formado.
O mesmo princípio pode ser aplicado a outras áreas. Contas recebidas alteram informações financeiras, compras registradas podem gerar compromissos e movimentações comerciais alimentam relatórios.
Padronização das operações
Outro benefício é a possibilidade de organizar como determinadas atividades devem ser realizadas.
A empresa pode definir etapas para pedidos, compras, recebimentos, faturamento e outros processos.
Em vez de cada colaborador controlar uma atividade de maneira diferente, o sistema ajuda a estabelecer um fluxo comum.
Essa padronização é especialmente importante quando existem vários usuários realizando operações semelhantes.
Relatórios e consultas gerenciais
Como os dados são registrados durante as atividades do dia a dia, o sistema pode reuni-los em consultas e relatórios.
O gestor consegue analisar vendas realizadas, estoque disponível, movimentações financeiras, compras e outras informações.
Para que esses relatórios sejam úteis, entretanto, os registros precisam ser realizados corretamente. Um sistema não corrige automaticamente informações cadastradas de maneira inadequada.
Por isso, tecnologia, organização dos processos e qualidade dos dados devem caminhar juntas.
Quais áreas um ERP Completo pode integrar?
Um ERP Completo pode conectar diferentes setores, permitindo que uma mesma informação participe de várias etapas da operação. A quantidade de áreas integradas depende das características do sistema e das necessidades da empresa.
Vendas e pedidos
O processo comercial normalmente começa com informações relacionadas ao cliente, produtos, quantidades, preços e condições de pagamento.
Ao registrar essas informações dentro do sistema, elas podem seguir para outras etapas.
O pedido pode contribuir para a separação de mercadorias, movimentação do estoque, faturamento e geração das informações financeiras.
Isso evita que cada setor precise reconstruir manualmente os dados originados durante a venda.
Estoque
O estoque está relacionado a várias operações da empresa.
Entradas podem ocorrer a partir de compras, devoluções e ajustes. Saídas podem surgir em vendas, consumo interno, produção e outras movimentações.
Ao integrar essas operações, o sistema consegue formar um histórico das entradas e saídas.
Esse histórico ajuda o responsável a entender o saldo disponível, identificar divergências e planejar reposições.
Compras e fornecedores
O setor de compras pode utilizar informações do estoque para entender quais produtos precisam ser repostos.
Depois da negociação com o fornecedor, o pedido de compra registra mercadorias, quantidades, valores e condições.
Quando os produtos chegam, o recebimento pode ser comparado com aquilo que foi solicitado.
Essa integração permite acompanhar o processo desde a identificação da necessidade até a entrada efetiva da mercadoria.
Financeiro
A área financeira recebe informações originadas em diversas operações.
Vendas a prazo podem gerar valores a receber. Compras podem gerar compromissos com fornecedores. Despesas administrativas também precisam ser registradas e acompanhadas.
Quando essas informações estão integradas, o responsável consegue consultar os compromissos sem depender apenas de controles paralelos.
Faturamento
O faturamento pode aproveitar dados já registrados no pedido.
Informações do cliente, produtos, quantidades, valores e condições comerciais podem seguir para as etapas necessárias conforme a operação.
Isso reduz a repetição de cadastros e ajuda a manter coerência entre aquilo que foi negociado e aquilo que está sendo processado.
Documentos fiscais
A emissão de documentos fiscais depende de vários dados cadastrais e fiscais.
Ter produtos, clientes e operações organizados facilita a preparação das informações utilizadas durante a emissão.
As exigências fiscais variam conforme operação, regime, localização e demais condições da empresa, por isso os cadastros precisam ser configurados conforme a realidade de cada negócio e com o acompanhamento profissional adequado quando necessário.
Produção, quando aplicável
Empresas industriais podem precisar de controles relacionados a materiais, estrutura dos produtos, ordens de produção, consumo e apontamentos.
Nesse caso, a integração pode ajudar a relacionar estoque de matéria-prima, planejamento e produção.
A necessidade desses recursos deve ser avaliada conforme o tipo de indústria e a profundidade do controle desejado.
Ordens de serviço, quando aplicável
Prestadores de serviços e empresas que trabalham com manutenção podem precisar controlar orçamentos, serviços executados, produtos utilizados, responsáveis e andamento das ordens.
Quando essas informações estão ligadas ao estoque e ao financeiro, a empresa reduz a necessidade de registrar a mesma operação em diferentes controles.
| Área | Controle realizado | Exemplo de integração |
|---|---|---|
| Vendas | Pedidos e faturamento | Atualização das movimentações |
| Estoque | Entradas e saídas | Relação com vendas e compras |
| Compras | Pedidos e fornecedores | Recebimento das mercadorias |
| Financeiro | Contas e movimentações | Informações de vendas e compras |
| Fiscal | Documentos fiscais | Utilização dos dados das operações |
| Produção | Materiais e processos | Consumo de itens do estoque |
| Serviços | Orçamentos e ordens | Produtos e financeiro |
A empresa não precisa necessariamente utilizar todos os módulos disponíveis. O mais importante é identificar quais processos fazem parte de sua rotina e como eles precisam se comunicar.
Quando uma empresa precisa de um ERP Completo?
A necessidade de um ERP Completo geralmente aparece quando os controles utilizados deixam de acompanhar a quantidade e a complexidade das operações realizadas diariamente.
Alguns sinais podem ajudar a identificar esse momento.
Uso excessivo de planilhas
Planilhas são úteis em diversas situações, mas podem se tornar difíceis de administrar quando muitas pessoas precisam atualizar informações constantemente.
Também pode haver diferentes versões do mesmo arquivo, fórmulas alteradas, dados duplicados e registros desatualizados.
Quando o controle principal da operação depende de várias planilhas conectadas manualmente, pode ser necessário avaliar uma solução mais integrada.
Informações espalhadas em vários sistemas
Outra situação comum ocorre quando cada departamento utiliza uma ferramenta diferente.
Vendas ficam em um programa, estoque em outro e financeiro em uma planilha.
O problema não está necessariamente em utilizar soluções distintas, mas na ausência de integração entre elas.
Se as informações precisam ser copiadas constantemente de um lugar para outro, aumentam as etapas do processo.
Retrabalho no lançamento dos dados
Quando a mesma informação é digitada várias vezes, existe desperdício de tempo e maior possibilidade de divergência.
Um vendedor cadastra o pedido. Depois, outra pessoa redigita os produtos para controlar estoque. Em seguida, o financeiro lança novamente os valores.
Além de aumentar o trabalho, esse fluxo cria vários pontos em que uma informação pode ser digitada de forma diferente.
Divergências entre vendas e estoque
Vender um produto que aparentemente está disponível, mas não é localizado fisicamente, indica que o controle precisa ser analisado.
A diferença pode ter diversas causas, como entradas não registradas, saídas realizadas incorretamente, perdas, devoluções, ajustes ou falhas em inventários.
A integração das movimentações ajuda a criar um histórico mais organizado, embora conferências físicas continuem sendo necessárias.
Dificuldade para acompanhar o financeiro
Uma empresa pode vender bastante e ainda assim encontrar dificuldade para entender seus compromissos financeiros.
Isso acontece quando contas a pagar, recebimentos e outras movimentações não são acompanhados de maneira organizada.
Integrar informações comerciais e financeiras permite visualizar com maior clareza os valores originados pelas operações.
Crescimento da quantidade de pedidos
O aumento das vendas é positivo, mas também eleva a quantidade de processos que precisam ser executados.
Mais pedidos significam mais separações, baixas de estoque, faturamentos, recebimentos e registros.
Um controle que funcionava com um volume pequeno pode não manter a mesma eficiência quando a empresa cresce.
Falta de informações para tomada de decisão
Outro sinal aparece quando o gestor precisa reunir dados manualmente sempre que deseja entender o negócio.
Se descobrir quanto foi vendido, quais produtos possuem maior movimentação ou quais contas estão próximas do vencimento exige várias horas de consolidação, existe espaço para melhorar a organização das informações.
Dificuldade para acompanhar diferentes setores
Quando vendas, estoque, compras e financeiro não compartilham dados, cada área pode trabalhar com uma visão diferente da empresa.
A equipe de compras pode adquirir mercadorias sem conhecer determinadas movimentações recentes. O comercial pode prometer produtos sem verificar corretamente a disponibilidade.
O objetivo de integrar os setores é permitir que cada área trabalhe com informações originadas da mesma operação.
Quais recursos avaliar antes de escolher um ERP Completo?
Antes de contratar um ERP Completo, a empresa precisa compreender quais funcionalidades realmente fazem diferença para sua rotina.
Ter uma quantidade elevada de módulos não significa, necessariamente, que o sistema será adequado.
Gestão de vendas
O primeiro ponto é analisar como o processo comercial funciona.
A empresa realiza orçamentos antes dos pedidos? Trabalha com vendedores externos? Possui diferentes tabelas de preços? Utiliza condições comerciais específicas?
O sistema precisa acompanhar o fluxo utilizado na prática.
Também é importante observar como as vendas se relacionam com estoque, financeiro e faturamento.
Controle de estoque
Avalie quais informações são necessárias para controlar as mercadorias.
Algumas empresas precisam apenas acompanhar entradas e saídas. Outras trabalham com vários depósitos, reservas, lotes, movimentações internas ou características específicas dos produtos.
O recurso de estoque precisa oferecer uma visão adequada ao nível de controle necessário.
Gestão de compras
Compras não devem ser avaliadas isoladamente.
É importante analisar como a necessidade é identificada, como fornecedores são consultados, como pedidos são registrados e como o recebimento das mercadorias ocorre.
Quanto mais organizado o fluxo, mais fácil fica relacionar aquisição e reposição.
Controle financeiro
Observe quais informações financeiras fazem parte da rotina.
Contas a pagar, contas a receber, movimentações, vencimentos e formas de pagamento são alguns exemplos.
Também é importante verificar como os lançamentos são originados e quais informações podem ser consultadas.
Emissão de documentos fiscais
Caso a empresa precise emitir documentos fiscais pelo sistema, é necessário confirmar se a solução atende às operações utilizadas.
As configurações podem variar conforme segmento, localização e características tributárias.
Por isso, não basta saber que o sistema possui emissão. É necessário verificar se ele contempla as necessidades reais da empresa.
Relatórios gerenciais
Os relatórios precisam ajudar a responder perguntas importantes sobre a operação.
Quanto foi vendido? Quais produtos possuem maior saída? Como está o estoque? Quais valores precisam ser recebidos? Quais compras foram realizadas?
Antes de contratar, vale solicitar exemplos dos relatórios e verificar se os filtros disponíveis atendem às análises necessárias.
Cadastro de produtos e clientes
Os cadastros são a base de diversos processos.
Informações incompletas ou duplicadas prejudicam vendas, estoque, faturamento e relatórios.
Por isso, verifique quais campos estão disponíveis, como são realizadas buscas e quais recursos ajudam a organizar os registros.
Controle de usuários e permissões
Nem todos os colaboradores precisam acessar todas as informações.
Um sistema empresarial deve permitir organizar acessos conforme responsabilidade e necessidade.
Isso ajuda a estruturar a operação e evita que usuários tenham acesso desnecessário a determinadas funções.
Integrações disponíveis
Dependendo da operação, pode existir necessidade de comunicação com outras ferramentas.
Antes da contratação, identifique quais integrações são realmente necessárias e confirme como elas funcionam.
Não é recomendável pressupor que todos os sistemas se comunicam automaticamente.
Recursos específicos do segmento
Uma indústria possui necessidades diferentes de um mercado. Uma distribuidora pode precisar de controles que não são relevantes para um pequeno prestador de serviços.
Por isso, o sistema deve ser analisado considerando os processos reais do segmento e não somente sua lista geral de funcionalidades.
Como avaliar se o ERP atende ao segmento da empresa?
Escolher um ERP Completo também exige observar as particularidades da atividade exercida pela empresa.
Um sistema pode oferecer vendas, estoque e financeiro e, ainda assim, não possuir determinados recursos necessários para um segmento específico.
Comércio e varejo
Empresas comerciais geralmente precisam controlar vendas, produtos, preços, recebimentos, estoque e reposição.
Dependendo do modelo de atendimento, também pode haver necessidade de recursos relacionados ao ponto de venda.
A agilidade durante a venda é especialmente importante em operações com grande fluxo de clientes.
Por isso, não basta verificar os recursos administrativos. É necessário avaliar como o sistema se comporta durante a operação diária.
Distribuidoras e atacadistas
Distribuidoras podem trabalhar com grande quantidade de pedidos, vendedores, clientes, produtos e movimentações.
Também podem existir necessidades relacionadas à separação de pedidos, diferentes condições comerciais e acompanhamento das entregas.
O sistema deve facilitar a circulação das informações desde o pedido até as etapas posteriores.
Prestadores de serviços
Uma empresa prestadora de serviços pode precisar de orçamentos, ordens de serviço, materiais utilizados, acompanhamento de execução e controle financeiro.
Nesse cenário, um recurso voltado exclusivamente para venda de produtos pode não atender toda a rotina.
É importante entender como o serviço é iniciado, executado e concluído.
Indústrias
Operações industriais normalmente acrescentam novas camadas ao controle empresarial.
Além de vendas, estoque, compras e financeiro, podem existir matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados, estruturas, ordens de produção e apontamentos.
O grau de complexidade depende do tipo de fabricação.
Por isso, empresas industriais precisam verificar detalhadamente quais funcionalidades de produção estão disponíveis.
Lojas e mercados
Mercados e lojas que realizam vendas diretamente ao consumidor podem precisar de processos ágeis no caixa.
Cadastro de produtos, leitura de itens, formas de pagamento e movimentação de estoque fazem parte da rotina.
Em determinados segmentos também existem mercadorias pesáveis e outras particularidades.
O sistema precisa acompanhar essas características sem tornar o atendimento excessivamente complexo.
Empresas com diferentes unidades
Uma empresa que possui filiais, lojas ou depósitos em locais diferentes precisa analisar como o sistema organiza essas estruturas.
É importante verificar se cada unidade pode ter seus próprios registros quando necessário e, ao mesmo tempo, se a gestão consegue consolidar informações.
Também devem ser avaliadas movimentações entre unidades e controle de acessos.
Operações com necessidades específicas
Algumas empresas possuem processos que fogem dos fluxos mais comuns.
Pode existir uma regra própria de orçamento, separação, entrega ou controle de materiais.
Nesses casos, é importante apresentar exemplos reais durante a demonstração do sistema.
Em vez de perguntar apenas se determinada funcionalidade existe, mostre como a empresa executa a atividade atualmente e solicite uma demonstração do processo completo.
Esse cuidado ajuda a evitar a contratação de uma solução que possui o nome do recurso desejado, mas não funciona da maneira necessária para a operação.
ERP na nuvem ou sistema instalado: o que considerar?
Ao pesquisar um ERP Completo, é comum encontrar soluções disponibilizadas na nuvem e sistemas que dependem de estruturas locais. Cada modelo possui características próprias e a escolha deve considerar a realidade da empresa.
Forma de acesso
Soluções na nuvem geralmente são acessadas por meio da internet, conforme as condições e tecnologias utilizadas pelo fornecedor.
Sistemas locais podem depender de equipamentos e configurações existentes na própria empresa.
Antes da escolha, é importante entender onde os colaboradores trabalham e de quais locais precisam acessar as informações.
Infraestrutura necessária
O tipo de sistema influencia os recursos tecnológicos necessários.
Uma solução instalada localmente pode exigir servidores, computadores, rede e outras estruturas administradas pela empresa.
No modelo em nuvem, parte da infraestrutura é disponibilizada pelo fornecedor do serviço.
Mesmo assim, a empresa continua precisando avaliar computadores, conexão e demais recursos utilizados pelos usuários.
Atualizações
Outro aspecto importante é entender como são feitas as atualizações.
Pergunte com que frequência elas ocorrem, se exigem alguma ação do usuário e como mudanças importantes são comunicadas.
Não existe apenas a questão de possuir a versão mais recente. É importante que a empresa saiba quando uma alteração pode modificar determinada rotina.
Armazenamento das informações
A empresa também precisa entender onde os dados ficam armazenados e quais políticas são adotadas para protegê-los.
Questões relacionadas a cópias de segurança, disponibilidade e recuperação devem ser esclarecidas durante a avaliação.
Esses cuidados são importantes independentemente do modelo de sistema.
Acesso por diferentes locais
Empresas com vendedores externos, filiais ou responsáveis que precisam consultar informações fora da sede podem valorizar soluções acessíveis de diferentes locais.
Entretanto, esse recurso deve ser acompanhado de controles adequados de acesso.
Facilidade de acesso não significa deixar as informações disponíveis sem critérios.
Manutenção do sistema
É necessário entender quais responsabilidades pertencem ao fornecedor e quais ficam com a empresa.
No ambiente local, podem existir tarefas ligadas à infraestrutura própria.
Na nuvem, parte dessas responsabilidades pode ser administrada pelo provedor da solução.
As condições específicas devem ser verificadas diretamente com cada fornecedor.
Segurança e controle de usuários
A segurança não depende apenas de onde o sistema está instalado.
Senhas, permissões, políticas de acesso, atualização dos equipamentos e comportamento dos usuários também influenciam a proteção das informações.
A empresa deve avaliar como os usuários são cadastrados, quais permissões podem ser configuradas e quais mecanismos existem para acompanhar os acessos.
A decisão entre nuvem e instalação local deve considerar a infraestrutura existente, forma de trabalho, disponibilidade de conexão, necessidade de acesso remoto, políticas internas e características da operação.
Como avaliar integração, facilidade de uso e implantação?
A contratação de um ERP Completo não termina quando o sistema é escolhido. A implantação possui grande influência sobre a utilização futura da ferramenta.
Interface e aprendizado dos usuários
Uma solução pode oferecer muitos recursos e ainda assim apresentar dificuldade de utilização para determinada equipe.
Durante a avaliação, observe como as principais operações são realizadas.
Quantas etapas são necessárias para cadastrar um pedido? Como um produto é localizado? Como uma consulta é feita?
O objetivo não é procurar necessariamente o sistema com menos telas, mas aquele cujo funcionamento seja compreensível para as pessoas que trabalharão com ele.
Cadastro inicial das informações
Produtos, clientes, fornecedores e outras informações precisam estar organizados para iniciar a utilização.
Esse momento é uma oportunidade para revisar cadastros antigos.
Dados duplicados, produtos inativos e informações inconsistentes podem ser identificados antes da entrada no novo ambiente.
Levar problemas de cadastro para um novo sistema apenas transfere as dificuldades de um local para outro.
Importação de dados
Caso a empresa já utilize outro programa ou possua grande volume de registros, é necessário verificar quais informações podem ser importadas.
Também é importante entender o formato necessário e quais dados não podem ser transferidos automaticamente.
A análise deve ocorrer antes da implantação para evitar expectativas incorretas.
Configuração dos processos
Cada empresa possui regras relacionadas a vendas, estoque, compras e financeiro.
Durante a implantação, essas rotinas precisam ser configuradas de acordo com os recursos disponíveis.
É importante evitar simplesmente reproduzir todos os processos antigos sem questionamento.
A troca de sistema pode ser uma oportunidade para remover tarefas desnecessárias e padronizar procedimentos.
Integração entre departamentos
Os setores precisam compreender como suas atividades influenciam as demais áreas.
Se uma pessoa deixa de registrar corretamente uma entrada de mercadoria, o estoque pode apresentar informações inadequadas.
Se um pedido é cadastrado de maneira incompleta, as etapas posteriores também podem ser afetadas.
Por isso, a integração não depende somente da tecnologia. Os usuários precisam entender o fluxo completo das informações.
Treinamento da equipe
Treinamento ajuda os colaboradores a compreender como executar suas funções no novo sistema.
O ideal é utilizar exemplos próximos da rotina real.
Vendedores devem praticar operações comerciais, compradores precisam entender seus processos e o financeiro deve aprender a acompanhar os lançamentos relacionados à sua atividade.
Acompanhamento durante a implantação
As primeiras semanas de utilização tendem a revelar dúvidas e ajustes.
Por isso, é importante definir responsáveis internos capazes de acompanhar o projeto, reunir dificuldades e organizar as mudanças necessárias.
A implantação não deve ficar sem um responsável dentro da empresa.
Adaptação da rotina
A equipe precisa de um fluxo claro para utilizar a nova ferramenta.
Manter indefinidamente o sistema antigo, novas planilhas e o novo sistema em paralelo pode criar ainda mais divergências.
Alguns controles temporários podem ser necessários durante uma transição, porém deve existir um planejamento para estabelecer qual fonte será considerada oficial em cada etapa.
Quais relatórios e indicadores um ERP Completo deve oferecer?
Os registros realizados em um ERP Completo podem fornecer uma base importante para acompanhar o desempenho e a rotina da empresa. Entretanto, é necessário avaliar se as consultas disponíveis respondem às perguntas realmente relevantes para o negócio.
Vendas por período
A análise de vendas pode mostrar como o movimento se comportou em determinado intervalo.
O responsável pode comparar períodos e identificar mudanças no volume de operações.
Dependendo do sistema, também podem existir filtros relacionados a clientes, produtos, vendedores e outros critérios.
Produtos mais vendidos
Conhecer quais produtos possuem maior saída ajuda a compreender o comportamento do estoque.
A informação pode ser utilizada no planejamento de compras e na análise do mix de produtos.
Entretanto, vender muitas unidades não significa automaticamente que um produto oferece o melhor resultado financeiro. Por isso, diferentes indicadores devem ser analisados em conjunto.
Estoque disponível
Consultar o estoque ajuda a entender quais produtos estão disponíveis para atender pedidos e quais itens precisam de atenção.
A utilidade dessa consulta depende da qualidade das movimentações registradas.
Inventários e conferências continuam importantes para comparar o sistema com a situação física.
Giro de estoque
Acompanhamentos relacionados à movimentação dos itens ajudam a identificar produtos com saídas frequentes e mercadorias que permanecem armazenadas por períodos maiores.
Essas informações podem apoiar decisões de compra e reposição.
Compras realizadas
Consultar compras permite analisar fornecedores, produtos adquiridos, valores e períodos.
Também ajuda a verificar como as aquisições se relacionam com as necessidades do estoque.
Contas a pagar
O acompanhamento dos compromissos ajuda a organizar os valores previstos para pagamento.
É importante conseguir consultar vencimentos, situação das contas e informações de origem.
Contas a receber
Da mesma forma, os valores a receber precisam estar organizados para facilitar o acompanhamento.
A integração com vendas reduz a necessidade de criar manualmente determinados registros financeiros.
Fluxo financeiro
Consultas financeiras ajudam a observar entradas e saídas em diferentes períodos.
Para que a informação seja confiável, as movimentações precisam ser registradas e atualizadas corretamente.
Relatórios não substituem o controle diário.
Margens e resultados
Dependendo da estrutura do sistema e da qualidade dos cadastros, podem existir consultas que ajudem a avaliar resultados das operações.
É importante compreender quais informações são utilizadas nos cálculos.
Custos, preços e despesas precisam estar corretamente definidos para evitar interpretações equivocadas.
Informações específicas do negócio
Nem todos os indicadores relevantes são iguais para todas as empresas.
Uma distribuidora pode valorizar informações relacionadas à movimentação de mercadorias. Uma indústria pode precisar acompanhar produção e consumo de materiais. Uma prestadora de serviços pode analisar ordens e atendimentos.
Antes da contratação, liste as principais perguntas que o gestor precisa responder e verifique se o sistema fornece informações suficientes para isso.
Como comparar diferentes sistemas ERP antes da contratação?
Comparar diferentes opções de ERP Completo exige mais do que observar o preço mensal ou a quantidade de módulos apresentados pelo fornecedor.
A comparação precisa utilizar critérios semelhantes para todas as soluções analisadas.
Mapear as necessidades da empresa
Comece documentando os processos atuais.
Entenda como as vendas são realizadas, como o estoque é movimentado, como as compras são feitas e de que maneira o financeiro recebe as informações.
Esse levantamento cria uma base objetiva para conversar com fornecedores.
Separar recursos essenciais e opcionais
Nem tudo possui a mesma importância.
Algumas funcionalidades são indispensáveis para a operação. Outras podem ser interessantes, mas não impedem a utilização do sistema caso estejam ausentes.
Separar essas categorias evita escolher uma solução apenas porque ela apresenta muitos recursos pouco relevantes.
Verificar limitações do sistema
Durante uma apresentação comercial, é comum conhecer aquilo que a solução consegue fazer.
Também é importante perguntar o que ela não faz.
Entender limitações antecipadamente é melhor do que descobri-las depois da implantação.
Apresente situações reais e peça para visualizar como elas seriam processadas.
Avaliar possibilidade de integração
Caso a empresa utilize outras ferramentas que continuarão em funcionamento, verifique se existe necessidade de comunicação entre os sistemas.
Confirme quais integrações estão disponíveis, quais informações são transmitidas e quais condições podem estar envolvidas.
Conferir quantidade de usuários
Entenda como funciona o acesso dos colaboradores.
Verifique se existem limites de usuários, diferentes tipos de licenciamento ou condições conforme quantidade de acessos.
Considere também o crescimento previsto da equipe.
Analisar formas de acesso
Determine de onde o sistema precisa ser utilizado.
Caso existam filiais, equipes externas ou trabalho em diferentes locais, avalie se o modelo oferecido atende a essas condições.
Verificar possibilidades de expansão
Um sistema adequado à empresa atualmente também precisa ser analisado considerando mudanças previsíveis.
Novas unidades, maior volume de pedidos e contratação de usuários podem modificar as necessidades.
Não é possível antecipar todos os cenários, mas é importante conhecer os limites básicos da solução.
Entender custos envolvidos
Além do valor recorrente, verifique se existem custos relacionados a implantação, usuários adicionais, módulos, treinamentos, integrações ou outros serviços.
A comparação deve considerar o conjunto da contratação.
Solicitar demonstração do sistema
Uma demonstração ajuda a visualizar o funcionamento da solução.
Para aproveitá-la melhor, evite assistir apenas a uma apresentação genérica.
Leve exemplos reais da empresa.
Peça para visualizar um pedido, uma entrada de mercadoria, uma consulta financeira ou outro processo importante.
Testar os principais processos
Quando houver possibilidade de teste, concentre a análise nas tarefas que realmente serão realizadas.
Avaliar dezenas de menus pouco utilizados pode ser menos útil do que executar corretamente os principais processos da operação.
| Critério | O que verificar |
|---|---|
| Funcionalidades | Se atendem aos processos necessários |
| Integração | Se as áreas compartilham informações |
| Usabilidade | Como os usuários realizam suas tarefas |
| Expansão | Como o sistema acompanha mudanças na operação |
| Relatórios | Se oferece informações relevantes |
| Implantação | Como ocorre a preparação para utilização |
| Suporte | Quais canais e condições são disponibilizados |
| Custos | Quais valores estão relacionados à contratação |
A comparação se torna mais clara quando todos os fornecedores respondem aos mesmos critérios.
Como escolher o ERP Completo ideal para sua empresa?
A escolha de um ERP Completo deve começar pela realidade da própria empresa e não pela lista de recursos apresentada por uma solução.
Quanto mais claro estiver o funcionamento da operação, mais fácil será identificar qual sistema possui maior aderência às necessidades existentes.
Entender os processos atuais
Antes de procurar fornecedores, documente como a empresa trabalha atualmente.
Analise desde a entrada de um pedido até o recebimento, passando por estoque, faturamento e demais etapas relacionadas.
Esse mapeamento ajuda a identificar quais informações circulam entre os departamentos.
Identificar os principais problemas
Não basta saber como o trabalho é realizado. Também é necessário entender onde estão as dificuldades.
Existe retrabalho? As informações ficam desatualizadas? Há divergências no estoque? O financeiro recebe dados atrasados?
Esses problemas devem orientar parte da avaliação.
Definir quais áreas precisam ser integradas
Algumas empresas precisam integrar vendas, estoque e financeiro. Outras também precisam de compras, produção ou serviços.
Definir previamente essas áreas ajuda a evitar uma análise excessivamente genérica.
Criar uma lista de funcionalidades essenciais
Transforme os processos e dificuldades encontrados em requisitos.
Por exemplo, se a empresa possui vários depósitos, o controle dessa estrutura pode ser um requisito importante.
Caso trabalhe com ordens de serviço, esse processo precisa fazer parte da avaliação.
Comparar diferentes soluções
Utilize os mesmos critérios ao analisar cada fornecedor.
Isso evita que a decisão seja tomada apenas com base na apresentação comercial mais atrativa.
Registre vantagens, limitações, custos e recursos encontrados durante as demonstrações.
Realizar demonstrações
A demonstração deve aproximar o sistema da realidade do negócio.
Peça para observar atividades comuns e situações que costumam gerar dificuldades.
Isso ajuda a descobrir se o fluxo apresentado é compatível com a rotina da equipe.
Envolver os responsáveis pelos setores
Os usuários que conhecem profundamente cada processo podem identificar necessidades que não são percebidas pela direção durante uma avaliação inicial.
O responsável pelo estoque entende suas dificuldades. O financeiro conhece os controles necessários. O comercial sabe como os pedidos são registrados.
Ouvir essas áreas melhora o levantamento dos requisitos.
Isso não significa que todos precisam decidir individualmente qual sistema será contratado. O objetivo é reunir conhecimento suficiente para tomar uma decisão fundamentada.
Avaliar necessidades futuras
Considere mudanças já previstas.
Se a empresa pretende abrir outra unidade, aumentar a equipe ou ampliar determinados processos, é importante saber se a solução consegue acompanhar essa evolução.
Evite, entretanto, escolher o sistema com base apenas em possibilidades distantes que talvez nunca sejam necessárias.
As necessidades atuais devem permanecer como principal referência.
Planejar a implantação
Depois da escolha, defina como os cadastros serão preparados, quais dados precisam ser importados, quem será responsável pelas configurações e como a equipe será treinada.
Também é importante estabelecer uma sequência para a entrada dos setores.
Uma implantação organizada reduz a quantidade de improvisações.
Acompanhar os resultados após a adoção
Depois que o sistema passa a fazer parte da rotina, continue avaliando os processos.
Observe se o retrabalho diminuiu, se os usuários estão registrando corretamente as informações e se os relatórios estão sendo utilizados.
Alguns ajustes podem ser necessários conforme a equipe ganha experiência com a ferramenta.
O sistema deve ser tratado como parte da gestão da empresa e não somente como um programa utilizado para armazenar dados.
Conclusão
Escolher um sistema de gestão exige compreender primeiro como a própria empresa funciona. Quantidade de módulos, preço ou aparência da ferramenta não devem ser analisados isoladamente.
Um ERP Completo precisa atender aos processos relevantes da operação, conectar informações entre os setores e permitir que os dados registrados durante o trabalho diário sejam utilizados de maneira organizada.
Vendas, estoque, compras, financeiro, faturamento e outras áreas possuem relações entre si. Quando essas informações permanecem separadas, a empresa pode enfrentar lançamentos repetidos, divergências e dificuldade para acompanhar o que está acontecendo.
Por isso, o processo de escolha deve começar pelo mapeamento das atividades, identificação dos problemas atuais e definição das funcionalidades realmente necessárias.
Também é importante observar facilidade de utilização, relatórios, segurança, implantação, treinamento, formas de acesso, integrações, custos e possibilidades de expansão.
Uma demonstração prática utilizando situações reais da empresa pode ajudar a identificar se a solução acompanha corretamente a rotina.
Depois da contratação, organização dos cadastros, treinamento e padronização dos processos continuam sendo importantes. A qualidade do controle depende tanto dos recursos tecnológicos quanto da maneira como as informações são registradas pelos usuários.
Ao comparar diferentes opções, a empresa deve procurar uma solução compatível com suas necessidades atuais e capaz de acompanhar a evolução dos processos sem criar complexidade desnecessária. Dessa forma, a tecnologia passa a apoiar a integração das áreas e a oferecer informações mais organizadas para acompanhar a gestão.
